CDN OPT!MA Obieg Dokumentów

Moduł Obieg Dokumentów pozwala na gromadzenie oraz katalogowanie różnego rodzaju dokumentów firmy. Umożliwia również definiowanie procesów jakim podlegają dokumenty.  Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentów gdzie Użytkownik ma możliwość wprowadzania dokumentów, załączanie skanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Użytkownik może z poziomu CDN OPT!MA wywołać funkcje skanowania dokumentu bezpośrednio do programu.

W programie dokumenty mogą być zapisywane w dwóch miejscach: w bazie firmy lub też w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty będą dostępne tylko i wyłącznie po zalogowaniu się do konkretnej bazy, w drugim zaś dokumenty będą widoczne dla wszystkich firm. Ma to znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest działalność więcej niż jednej firmy. Funkcja zapisu w bazie konfiguracyjnej może być przydatna również w przypadku biur rachunkowych, gdzie każdy Klient ma oddzielną bazę danych (i tam są gromadzone związane z nim dokumenty), a dodatkowo są dokumenty dotyczące pracy biura (które powinny być dostępne niezależnie od tego, na której bazie firmowej pracuje aktualnie operator).

Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w Bibliotece  można swobodnie grupować w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone są w postaci formularzy, na których znajdą się m.in. informacje takie jak: typ dokumentu, jego tytuł, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje możliwość opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Każdy dokument zapisany w Bibliotece może być powiązany z różnymi podmiotami oraz dowolną ilością dokumentów (głównie handlowych), wystawianych w systemie CDN OPT!MA. Powiązanie z transakcjami działa również w drugą stronę - jedną transakcję zarejestrowaną w programie można połączyć z  dowolną ilością dokumentów zgromadzonych w Bibliotece.

Moduł Obieg dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnień dostępu do dokumentów. Dla każdego pracownika mającego dostęp do modułu można określić, do której grupy dokumentów ma dostęp oraz w jakim zakresie: czy powinien posiadać wgląd w dokumenty, możliwość zmiany, czy też może edytować tylko dokumenty wprowadzone wyłącznie przez siebie.

Definiuj procesy obiegu dokumentów

Każdy dokument wprowadzany w Bibliotece może mieć własną  ścieżkę, wg której jest obsługiwany. Schematy procesów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z  danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).
Schemat procesu składa się z poszczególnych etapów. Dla każdego etapu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami.

Wprowadzając dokument do Biblioteki operator może wybrać, wg którego schematu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. A obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator
spośród uprawnionych dany etap ma wykonać.
Każdy operator w programie ma własna skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość, by czas na ich wykonanie rezerwowany był w Terminarzu, a operator otrzymywał we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie.