Patent 3 - Automatyzuj pracę firmy

Uwolnienie pracowników od żmudnych, rutynowych działań niesie za sobą nieocenione korzyści. Automatyzacja możliwa jest praktycznie w każdym obszarze działania firmy, wymaga jednak odpowiedniego wsparcia ze strony systemu CDN XL.

Modelowanie procesów – aby definiować skomplikowane mechanizmy działania

Tajemnicą powodzenia wielu operacji jest stworzenie poprawnego schematu działania i szybkie przydzielenie zadań osobom odpowiedzialnym za poszczególne fazy ich realizacji. Takie możliwości daje modelowanie procesów w CDN XL.

Modelowanie procesów pozwala na zdefiniowanie w systemie sposobu postępowania w określonych sytuacjach, które pojawiają się w działalności biznesowej przedsiębiorstwa. Możliwe jest np. określenie co należy zrobić z zamówieniem od Klienta, które trafia do firmy.

W systemie możliwe jest przypisanie osób odpowiedzialnych do tych zadań, które muszą być wykonane przez pracownika, np. zatwierdzenie zamówienia do realizacji, czy akceptacja dokumentu wydania towaru. Osoby te mogą otrzymywać informacje o konieczności realizacji określonej czynności do specjalnej, indywidualnej skrzynki zadań. Po wykonaniu działania następuje automatyczne uruchomienie kolejnego etapu w zdefiniowanym schemacie postępowania, np. wygenerowanie dokumentu wydania towaru do akceptacji.

Operacje, które nie wymagają ingerencji użytkownika np. wysłanie wiadomości do klienta, utworzenie faktury, jej wydrukowanie i zaksięgowanie wykonywane są samoczynnie przez system.
W ten sposób można odzwierciedlić w systemie nawet skomplikowane sieci zależności wewnątrz firmy, a dzięki temu automatyzować jej działanie.

Rys. 1 – Przykładowy schemat zautomatyzowanego procesu sprzedaży. Udział pracowników jest konieczny jedynie w przypadku potwierdzenia zamówienia klienta i zatwierdzenia dyspozycji wydania.

Co bardzo istotne, to od specyfiki przedsiębiorstwa zależy, które z zadań będzie wykonywane automatycznie, a które wymagają podjęcia decyzji przez człowieka. Możliwe jest stworzenie także wariantowych scenariuszy postępowania, np. zamówienie do 10 000 zł zatwierdza pracownik, a na wyższą kwotę kierownik. Cała ta funkcjonalność znacznie ułatwia zachowanie zgodności ze standardami ISO i HACCP.

Automatyczne zamówienia od stałych odbiorców

Proces składania i przyjmowania zamówień jest niezwykle ważny z punktu widzenia firmy i może pochłaniać wiele energii pracowników. Dlaczego więc nie pozwolić, aby nasi stali odbiorcy sami składali zamówienia za pośrednictwem Internetu? Umożliwia to platforma iZam (Zamówienia Internetowe), dzięki której kontrahenci korporacyjni mogą nie tylko samodzielnie tworzyć zamówienia, ale także sprawdzać aktualny stan swoich płatności, czy obserwować status swoich zleceń z poziomu przeglądarki internetowej.

 
Rys. 2 – Praca w narzędziu do zamówień internetowych

Korzyści z automatyzacji zamówień to przede wszystkim:

• optymalizacja i skrócenie czasu realizacji zamówień,
• obniżenie kosztów obsługi Klienta,
• uproszczenie komunikacji z odbiorcami,
• proste pozyskiwanie informacji o preferencjach Klientów,
• możliwość szybkiej aktualizacji oferty handlowej.

Automatyzacja sprzedaży detalicznej

Sprzedaż za  pośrednictwem Internetu jest obecnie standardem w prowadzeniu biznesu. Jednak do automatyzacji sprzedaży detalicznej potrzebny jest nie tylko intuicyjny, estetyczny i funkcjonalny interfejs sklepu internetowego, który w prosty sposób prowadzi użytkownika do przeglądania towarów i dokonywania zakupów. Aby firma w pełni zautomatyzowała ten obszar działalności konieczne jest wykorzystanie narzędzia do sprzedaży przez Internet, które będzie ściśle zintegrowane z systemem do zarządzania przedsiębiorstwem. Taką funkcjonalność zapewnia CDN e-Sklep współpracujący z systemem CDN XL.

 
Rys. 3 – Schemat działania e-Sklepu

Przepływ danych między systemem CDN XL, a e-Sklepem odbywa się automatycznie, „w tle”. Do sklepu przekazywane są informacje na temat towaru (np. specyfikacja, cena, dostępność), natomiast w drugą stronę płyną zamówienia (miejsce dostawy, sposób zapłaty czy dane na fakturę). W efekcie firma wykorzystuje do pracy tylko jeden program i nie traci czasu na przepisywanie informacji z narzędzia do systemu.

Automatyzacja obiegu dokumentów

W codziennej działalności przedsiębiorstwa generowane są setki różnego rodzaju dokumentów. System CDN XL daje możliwość szybkiej, automatycznej, elektronicznej wymiany dokumentów z wykorzystaniem standardu danych ECOD (Elektroniczne Centrum Obsługi Dokumentów).

Rys. 4 – elektroniczna wymiana dokumentów

Elektroniczna wymiana danych może odbywać się między dostawcą i odbiorcą, jak również między firmą a bankiem. Dzięki tak nowoczesnemu rozwiązaniu masz pewność, że każdy ważny dokument dotrze na czas i nie zaginie.

Dowiedz się więcej o systemie CDN XL.